据汉代《春秋合诚图》记载，4000多年前的尧、舜时代官印已经出现，到秦代，基本形成较为完善的官印制度，秦汉时期就有“凡是未加盖印玺的公文，均被视为‘伪书’的制度”。可见，公文用印由来已久，时至今日，印章依旧是公文生效和发文机关身份的重要标志，具有较高的社会认同度。从某种意义上讲，印章代表了公文的生命和灵魂，是公文的“画龙点睛”之笔。然而，现实工作中一些不规范的用印方式降低了公文的权威性和公信力，亦给文秘、档案工作带来一些困扰。笔者结合工作实践，就用印中的五个方面的常见问题谈几点粗浅看法。

一、忌画蛇添足

大多数人在潜意识里总认为所有的公文都必须加盖印章才具有效力，殊不知这种认识是片面的，这种做法纯属画蛇添足。

（一）普发性公文和电报加盖印章。2012年施行的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）明确指出：“有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”普发性公文指没有特定主送机关的公开发表类公文，具有能准确有效表明发文单位唯一性的文头，属于下行文的一种。在电子政务日益普及、电子签章广泛应用的背景下，普发性公文不加盖印章，客观上降低了印章被盗用和伪造的风险。另外，电报通过专用交换线路以电信号方式进行信息授受，不宜加盖印章。根据精简高效的公文处理原则，在上述公文中加盖印章属多此一举。

（二）公文定稿加盖印章。在公文定稿上加盖印章是多余的，原因如下：一是程序不合理，正常发文流程为“拟稿、核稿、签发（会签）、缮印、用印”，用印是在定稿缮印后而不是缮印前；二是位置不正确，用印的正确位置是公文正文的落款处，而不是公文定稿的签发栏；三是功能不相同，签发是对底稿全面审核后的认可，签发后“底稿”变“定稿”，签发代表底稿生效，而用印则代表正式公文生效，签发与用印的功能不相同。^［3］因此，在公文定稿上加盖印章大可不必。

（三）会议纪要加盖印章。会议纪要分为“文件”式和“简报”式两种。“文件”式会议纪要是要盖章的，其格式同正式公文一样，文头有“文件”二字。而对于工作中经常用到的简报式会议纪要，文头为“×××会议纪要”，则无需加盖印章。另外，“简报”式会议纪要在格式上与“文件”式会议纪要有所区别，即正文前不显示主送机关，且正文的下方没有成文时间，实际上也没有加盖印章的法定位置。

（四）签署类公文加盖印章。“命令”是国家行政机关发文的最高级形式。“议案”是向最高国家权力机关和地方各级国家权力机关提出的议事原案。命令和议案都属于特殊的法定文种，以国家或机关领导人(正职）亲笔签署或经授权后加盖领导人签名章的方式证明公文的效力。因此，签署类公文并未在格式和处理程序上设计加盖单位公章的环节，用印只会弄巧成拙。

（五）评审类文件加盖印章。在工程验收、招投标、科研成果鉴定、设备开箱、职称评审等活动中，各领域专家依据相关标准判断并做出通过与否的结论，由专家集体签字确认并对所做出的结论负责，结论不是由活动组织者或主管单位决定作出的。因此，上述文件材料只需要评审人员签字认同，不需要加盖相关单位印章。

（六）联合上报公文协办机关加盖印章。在联合行文当中，党、政、军机关以及企事业单位作为发文机关，其地位和影响有所不同，因此对公文用印要求也不同。对于联合下发的公文，落款处的发文机关根据相关规定均需要盖章；而对于联合上报的公文，主办机关需要盖章，协办机关无需用印。

（七）在信息类公文中加盖印章。《工作信息》《情况通报》《简报》等工作中常见的信息类公文，由于不具有法定公文的职能，在形式上也不同于法定公文，文后无落款，日期和编号一般在标题上方，并无加盖印章的要求。

（八）在签报上加盖印章。签报是代替口头汇报的内部书面汇报材料，而不是法定文种，签报由单位内设机构负责人直接签名报送单位领导人员审批，通俗地说是以个人名义处理公务活动，内设机构负责人的签名即是签报生效的标志，无需按照正式公文的发文程序用印。

二、忌张冠李戴

印章承载着发文单位的信用，反映其与收文单位间的特定关系，制发公文时发文机关代字、发文机关标志与印章三者应保持一致。按照《条例》的要求，“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章．并与署名机关相符。”近年来，随着反对官僚主义、形式主义工作的深入开展，不少单位为控制发文数量，规定了缩减指标，把部分以单位名义的发文调整为部门函、签报等形式。在操作中出现了公文的文头和发文字号是某部门，而落款处却加盖单位印章的现象；或是文头为单位名称，却加盖部门印章的情况。在某些基层单位，党组织公文和行政公文印章混用的情况也时有出现，如单位党组织在行文时落款处盖的是行政单位的印章，或者行政部门发文时加盖的是党组织的印章。特殊情况下，对于临时机构，如“××公司疫情防控领导小组”，如果没有印章，应该在落款处加盖单位或部门的印章，同时注明“代章”。对于合署办公的单位或内设机构，落款应与印章保持一致，如落款为“××公司办公室（董事会、党组办）”，而加盖的印章名称为“××公司办公室”，同样存在印章与落款单位名称不一致的嫌疑。

三、忌亡羊补牢

从文件生命周期来看，无论纸质文件还是电子文件，归档都是公文处理必不可少的环节。随着办公自动化的普及，许多单位在日常工作中使用没有加盖印章的电子文档处理公务，到了年末将电子文档转换为纸质文档，并补盖印章后归档。还有一些单位把没有盖章的电子文档打印出来归档，出现法律诉讼等情况需要提供具备法律效用的文件材料时，再补盖印章。更有甚者，为解决一些历史遗留问题，把撤销单位的公章加盖在文件材料上。上述做法不仅破坏了档案的原始记录性，严格地说还是一种窜改文件的违法行为。因此，文秘工作者应当在工作程序上严格把关，在行文过程中按照规定流程加盖印章，形成完整的电子文档后再进行流转。

另外，一些有价值的账外文件，如工作计划、单位年中及年末工作总结、职工或党员花名册等资料，由于在归档时未加盖相关单位或部门印章，为发挥其凭证价值和作用，在使用时补盖印章的做法同样是不规范的。

四、忌随心所欲

公文用印应严格遵守《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）的有关规定。首先，要确保印章与发文机关署名相互对应，印迹端正，同时下压成文日期及发文机关署名。其次，当联合行文要加盖多个印章时，要排列整齐，每个印章之间不能相切或者相交，且左右两端的印章不能超出版心。事实上，公文用印中的乱象层出不穷：印迹模糊，字体歪斜，印油颜色不符合要求，甚至倒盖印章；两个单位联合行文时协办机关印章在前，主办机关印章在后；两印章相距太远或者两印章相切或相交；当三个及以上单位联合行文需要加盖多个印章时，印章排列不整齐，或者最后一个印章未同时加盖在发文机关署名和成文日期之上，甚至在空白处加盖印章。印章的规格、管理和使用都要遵循严格的程序和要求，盖章是否规范，不仅考验文秘工作者的专业技能，还体现单位的管理水平，不能随心所欲。

五、忌因循守旧

以往不少单位在公文排版时，当正文（或附件说明）下方所留空白没有盖章的空间时，只能加盖在下一张空白页上。为了避免另有企图的人私自在空白页添加文字，常采用在空白页标识“此页无正文”的解决办法。但该做法同样存在问题，在正文（或附件说明）下方即使没有用印的位置，有时还会留有空白，在空白处私自添加文字的隐患仍然存在。因此，为有效规避该漏洞，1999年发布实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）废除了过去长期使用的标注“此页无正文”的做法。如果公文排版后正文（或附件说明）下方所留空白不足以加盖印章,切忌因循守旧，应当想方设法使正文与印章处在同一页,例如通过调整文字的字距、行间距等措施予以解决。

数字化转型和高质量发展对文秘档案从业人员落实精细化管理提出了更高的标准和要求，把习近平总书记提出的“五个坚持”落到实处，严格遵守公文用印各项规定，有利于维护公文的严肃性和档案的权威性。

 

参考文献：略